Öka dina chanser att bli befordrad genom att bli en problemlösare

Problemlösare behövs överallt, inom alla organisationer och yrkesområden. Varför? Jo, för att problem finns över allt. Kärnverksamheten för många företag gå ut på att just lösa problem för kunder. Vill […]

Öka dina chanser att bli befordrad genom att bli en problemlösare

Problemlösare behövs överallt, inom alla organisationer och yrkesområden. Varför? Jo, för att problem finns över allt. Kärnverksamheten för många företag gå ut på att just lösa problem för kunder. Vill du lyckas med din karriär så behöver du se till att öva upp din förmåga att identifiera och lösa problem. Då blir du en värdefull lagspelare och en nyckelperson i företaget du arbetar för. Du kommer öka dina chanser att bli befordrad och du kommer successivt uppleva hur du får ta mer och mer ansvar. 

Problem kan identifieras i sin strävan att hitta förbättringar. Då tittar man kritiskt på till exempel en process, för att se vart det kan finnas utrymme för att effektivisera. En ineffektiv process har då blivit ett problem och någonting som man behöver lösa. 

Problem kan också komma som en effekt av någonting. Till exempel, en medarbetare blir långtidssjukskriven på grund av hög arbetsbelastning och då ställs du som chef inför ett organisatoriskt problem. 

Oavsett vilken karaktär problemet har så finns det modeller för hur man identifierar, definierar och löser problem. 

Identifiera problem med kritiskt tänkande

Många tror felaktigt att problemlösning är det samma som kritiskt tänkande. Det stämmer inte riktigt, men begreppen är nära besläktade. Problemlösning kan ses som en naturlig process som startar efter att kritiskt tänkande utövats. Ofta är det just kritiskt tänkande som identifierar problemet. Nu återstår det att lösa det. 

Kritiskt tänkande är också bra att ha med sig på lång sikt genom hela problemlösningsprocessen. I utvärdering av resultat och uppföljningar. Problemlösning handlar mer om det vi gör just nu och vilka konkreta åtgärder som bör vidtas för att komma vidare i processen. 

Intuition är viktigt men låt den inte styra dig

Bra problemlösare har förmågan att tänka utanför boxen och att använda sin kreativitet. Det är dock viktigt att inte låta intuition styra dig helt. Som vi snart kommer att se när vi tittar på processen för problemlösning så handlar en del av metoden om att släppa tanken fri och brainstorma fram olika lösningar. Då är intuition en styrka. Men sedan behöver förnuftet träda in och göra sunda och verklighetsförankrade avvägningar. 

Om du lyckas att balansera mellan kreativt tänkande och ett systematiskt beslutsfattande, då kommer du bli en framgångsrik problemlösare. 

5 steg för att lösa problem

För att ta din förmåga att lösa problem till nästa nivå så kan du med fördel anamma en beprövad process som du följer. Då riskerar du inte att missa något viktigt steg och du undviker också att intuitionen tar överhand. En annan fördel är att du gör allt i rätt ordning. Det är annars vanligt att man begår misstaget att för snabbt kasta sig över potentiella lösningar på ett problem, innan man tagit sig tiden att grundligt identifiera det. 

Den här modellen hjälper dig inte bara med att lösa problem. Den kan också hjälpa dig att identifiera problem: Problem kan många gånger vara potentiella inkomstkällor. Om du lyckas påtala ett problem för en kund och kunden bekräftar att problemet finns, ja då kommer du definitivt också att få presentera ditt förslag på lösningar. 

Inom försäljning jobbar man ofta med den så kallade behovsanalysen. Man tittar helt enkelt på vilka behov en kund har och hur man kan bidra till att fylla den behovet. Det är dock skillnad på behov och behov. Om din kunds behov är att lösa ett kritiskt problem så har du en betydligt större chans att vinna affären - så länge du har lösningen på det problemet. 

Steg 1: Identifiera och definiera

All problemlösning börjar med att identifiera själva problemet. Det räcker inte med att ett problem uppstår, utan här behöver man också definiera problemet. Det gör man genom att ställa rätt frågor. Om vi tar försäljning som exempel, så kan man helt enkelt ställa frågan “varför lägger den här kunden så mycket pengar på sin fakturering?”.

Frågor öppnar upp för intressanta dialoger  som kan ge en hint om problemet. Problem kan ofta vara stora och kanske sitter man bara på en liten del av lösningen. Det är viktigt att definiera problemet och se inom vilka ramar man själv kan vara delaktig. Skala ned och  gör problemet hanterbart. 

Steg 2: Lista lösningar

När problemet väl är definierat så har det blivit dags att komma på lösningar. Använd kreativiteten och låt fantasin flöda. I det här steget behöver du inte låta någonting hålla dig tillbaka. Även de mest galna idéer kan hjälpa dig att tänka i nya banor och kanske komma på någonting som du annars inte hade tänkt på. 

Använd brainstorming för att komma på så många förslag på lösningar som möjligt. Sedan kan du med fördel gruppera och sortera dina förslag så att det blir lättare att exempelvis kombinera två lösningar med varandra. 

Steg 3: Utvärdera

Nu ska du utvärdera alla de lösningar du kommit fram till för att se vilken som passar bäst. Försök att titta på varje förslag och se vilken effekt förslaget skulle på själva slutresultatet. Vilket resultat hade vi uppnått om vi valt den här lösningen och i vilken utsträckning hjälper den oss att lösa problemet?

Hur komplex är lösningen? Här handlar det inte om vilken tankekraft som krävs, utan mer om resurser. Hur mycket tid och pengar behöver vi lägga i runda slängar om vi väljer den här lösningen? 

När du utvärderar olika lösningar på ett problem så bör du alltid väga nyttan mot kostnaden. Det kanske finns en lösning som rent resultatmässigt är optimal. Men den kostar så mycket att ni riskerar hela ert företag om ni väljer den. Då är det förmodligen bättre att välja den näst bästa lösningen, men en lösning som ni har råd med. 

Steg 4: Utför

Det här steget är viktigt att komma ihåg. Ofta är det roligare och mer motiverande att planera för hur ett problem ska lösas än att utföra själva arbetet. När du väl beslutat dig för en lösning så behöver du göra upp en plan för hur genomförandet ska se ut. Det kan kan mycket väl mynna ut i ett helt nytt projekt, beroende på omfattningen av lösningen. 

Kanske behöver du involvera andra kollegor i arbetet. Kollegor som inte varit delaktiga under processen för problemlösningen. Då behöver problemställningen repeteras för dom och arbetet behöver planeras. Se till att han en solid plan för genomförandet, med uppföljning, checklistor och deadlines. Det är viktigt att det finns en ansvarig som bär det yttersta ansvaret för att projektet blir färdigt i tid.

Steg 5: Utvärdera och omvärdera 

Under och efter utförandet av lösningen på problemet så bör du alltid gå tillbaka och ompröva ditt val. Sett i backspegeln, var det här verkligen den bästa lösningen på problemet? Om svaret är nej, finns det möjlighet att göra förändringar nu eller behöver du stå fast vid din lösning? Det kan ju vara så att ni investerat för mycket resurser i form av tid och pengar, för att det ska vara ekonomiskt försvarbart att byta lösning. Då får du se det som att ni som organisation lärt er någonting som ni kommer att ha nytta av vid framtida problemlösningar. Ni har helt enkelt blivit en erfarenhet rikare. 

Summering

Den som vill göra karriär och bli oumbärlig på sin arbetsplats bör jobba mycket på att förbättra sin förmåga att lösa problem. Problem finns överallt i arbetslivet, både internt och hos kunder. Det kan vara stora problem och små problem. Många gånger är det problem som är förutsättningen för affärer. En kund har ett problem och ett företag har en lösning. Kunden köper lösningen av företaget.

Som problemlösare behöver du besitta flera kvaliteter. Du behöver har förmågan att tänka kreativt och utanför boxen. Intuition är viktigt. Samtidigt behöver du kunna balansera intuitionen med en systematisk och verklighetsförankrad analysförmåga.

Om du kan balansera mellan dessa två ytterligheter så kommer du bli bra på att lösa problem. Problem kan dock finnas i det dolda. Fullt synliga problem är ovanliga då de förmodligen redan hamnat i en process att lösas, eller åtminstone identifierats av någon annan.  Företag låter inte problem bero, de agerar. Därför är det dom dolda problemen som har störst potential för dig som problemlösare. 

Om du kan identifiera ett problem hos din kund eller internt och dessutom få en accept från kunden på att problemet finns, ja då har du definitivt givit dig själv möjligheten att få presentera en lösning på problemet. 

Det finns många olika modeller för problemlösning. Vissa är extremt komplexa och kan bara appliceras på en viss typ av problem. Men så finns det också mer generella modeller som fungerar på ett bredare plan och mer övergripande. 

Det viktigaste när man arbetar med problemlösning är att inte missa något av de viktiga stegen. Det finns 5 fundamentala steg som varje framgångsrik  problemlösare bör gå igenom. 

  • Identifiera/definiera problem
  • Hitta lösningar
  • Utvärdera lösningar
  • Utförande
  • Utvärdering

Extra vikt bör läggas på utförandet. Det spelar inte någon roll hur väl man definierat problemet och analyserat potentiella lösningar. Så länge man inte utför jobbet så har man inte kommit närmare en lösning. 

Se därför till att applicera en projektplan för hur problemet ska lösas. Det bör finnas en ansvarig som håller koll på checklistor och deadlines, så att ni hela tiden kommer närmare en färdig lösning på problemet. 

Utvärdera arbetet löpande och när projektet är avslutat så kan ni se om den valda lösningar verkligen var den bästa. Om inte, så har ni definitivt lärt er något under processens gång.

Få ett CV som sticker ut
CV mall bild
Vill du maximera dina chanser att bli kallad till intervju? Använd CV-byggaren och få ett CV som står ut på nolltid. Registrera dig gratis och fyll i din information och välj en mall. Enklare kan det inte bli.
Skapa CV

Tack!

Betyg: 4 från 21 personer som har betygsatt denna

Skrivet av

Joel Wretborn
Joel Wretborn
Skribent på CV-mallen med fokus på jobbsökande och rekrytering. Min passion är att se andra lyckas med att få jobben de drömmer om. Jag skriver om allt från konkreta strategier för att öka sina chanser att få drömjobbet, till förändringar och trender på marknaden för jobbsökande.

Testa vår professionella CV byggare

Fler artiklar som denna