Den säkraste vägen till en framgångsrik karriär är – tro det eller ej – att göra ett bra jobb. Det går aldrig att komma ifrån detta faktum. Det spelar ingen roll hur bra du är på att sälja in dig själv, i slutändan är det dina resultat och dina prestationer som behöver vara på topp för att du ska kunna nå toppen. Oavsett vad du arbetar med idag så kommer tipsen i den här artikeln att kunna vara dig till nytta. Vi ska gå igenom tips, trix, genvägar – kalla det vad du vill – små enkla saker som gör dig bättre på ditt jobb. Vi hjälper dig att överglänsa dina kollegor och kratta manegen för din karriär.
Nyckeln till din framgång uttalas i det här fallet struktur. Genom att bli mer strukturerad på jobbet blir du också:
- Mer effektiv
- Bättre på att hålla deadlines
- Bättre på att komma ihåg saker
- Mer lugn och avslappnad
Struktur har du i någon form redan idag. Men det är skillnad på att ha struktur och att vara strukturerad. När du är strukturerad så har du ett system som du jobbar efter. Där information och uppgifter sorteras, får etiketter, färgmarkeringar, osv. Allt för att du ska få en så bra överblick över ditt arbete som möjligt och inte riskera att missa några viktiga detaljer.
Tips 1: Strukturera din e-post
En ostrukturerad inkorg är ofta en källa till stress. Känslan av att inte ha kontroll kan nog de flesta av oss relatera till. Om det kommer in över 100 mail på en dag, vilket inte är ovanligt idag, så är det förståeligt att det skapar stress och i vissa fall utbrändhet.
Till din inkorg kommer en massa olika mail. Från kunder, från chefer, från kollegor, från leverantörer, från partners, osv. Det är som en stor tratt som fångar upp i princip allting. Många mail hamnar i din inkorg av den enkla anledningen att du finns med på en gemensam e-postlista. Andra mail är superviktiga och kommer från chefen, där datumet för en viktig deadline finns med i innehållet. Hur ska du kunna sortera bland alla dessa mail som ständigt fylls på med fler och fler hela tiden? Vi ska gå igenom två enkla tips.
Foldrar
Börja med att skapa foldrar i din inkorg. Du kan ha en folder för mail från från kunder, en från ledningsgruppen, osv. Men om du exempelvis jobbar med försäljning så kan du ha en folder för varje stor kund, etc. Här är det upp till dig att skapa rätt foldrar just för dig. Försök att tänka dig hur du kan gruppera mail helt enkelt och placera dessa i gemensamma foldrar.
Skapa regler
När du gjort dina foldrar så har det blivit dags att skapa regler för din e-post. De flesta e-postklienter har stöd för regler. En regel innebär att om ett e-postmeddelande når din inkorg och innehåller en eller flera av dig bestämda parametrar, så ska en automatisk åtgärd utföras. En sådan automatisk åtgärd kan exempelvis vara att placera ett mail i en av dina foldrar.
Försök att börja med att skapa regler som fångar upp många av dina e-postmeddelanden. Får du exempelvis rapporter skickade till dig varje dag, så har de förmodligen en återkommande ämnesrad. Då kan du skapa en regel som säger att alla e-postmeddelande med just den ämnesraden, ska hamna i foldern “rapporter”.
Syftet med detta förfarande är att du ska få en bättre överblick över dina mail. Dels får du färre e-postmeddelanden som hamnar i din inkorg. Bara det kan dra ned stressnivån avsevärt. Men dessutom så kommer du nu se vilka foldrar som innehåller olästa meddelanden. Genom att prioritera och rangordna foldrarna i din inkorg så kan du enkelt få en överblick över dina prioriterade mail och dina mindre prioriterade mail. Du behöver inte längre vara lika orolig för att viktiga mail från kunder eller chefer ska försvinna i vimlet av andra mail.
Tips 2: Använd din kalender till mer än möten
Din kalender är ett fantastiskt verktyg för att skapa en ökad struktur. När du får ett mail som du vill följa upp, använd då drag-and-drop-funktionen för att dra mailet till kalendern. Då kan du skapa en aktivitet och på någon sekund så ligger uppgiften i din kalender.
Du kan också skapa en aktivitet och fylla den med en lista med att-göra-punkter. Då har du alla dessa samlade på ett och samma ställe i din kalender.
Använd färger i kalendern
Användandet av färger i kalendern är både enkelt och effektivt. Genom att gruppera aktiviteter med hjälp av färger så blir det tydligt för dig vad du ska göra samt vad du ska prioritera. Du kan exempelvis ha en färg för möten. Då vet du att när dessa färger dyker upp i kalendern så har du en absolut tid att förhålla dig till. På samma sätt kan du ha en annan färg för dina egna att-göra-punkter. Dessa vet du att du kan vara mer flexibel med och flytta runt i kalendern om så behövs.
Tips 3: One touch
Strukturtips nummer tre är mycket enkelt och kan tyckas sjävlklart när man hör det. One touch innebär att du, i möjligaste mån, ska agera på uppgifter direkt. Motsatsen till detta är att du exempelvis får en uppgift från din chef. Du väljer då att först flagga e-postmeddelandet. Sedan lägger du till det i kalendern, skriver ihop din rapport och lägger in en notering till om att skicka den nästa dag.
Med one touch-strategin ser det alltså annorlunda ut. Här agerar du direkt, skriver ihop rapporten och skickar den. Genom att minska antalet beröringar med olika uppgifter så kan du bli mycket mer effektiv. I vissa fall är det så klart omöjligt att göra allt på en och samma gång. Men kanske går det att kapa några av de steg du går igenom innan du slutfört uppgiften?
Testa det här nästa gång telefonen ringer och då din spontana tanke är att återkomma senare. Testa istället att få det överstökat direkt. Du kommer känna en lättnad efteråt då du räddat din att-göra-lista från ytterligare en adderad punkt och ett ytterligare stressmoment.
Tips 4: Post-it-lappar
Post-it-lappar är inte enbart av ondo. Genom att sätta små noteringar på skrivbordet har du alltid dina att-göra-punkter synliga. När du har samma information i din kalender eller inkorg, så försvinner dom ur ditt synfält med jämna mellanrum, men här syns dom alltså hela tiden.
Du kan exempelvis använda en post-it-lapp per dag där du löpande skriver ned dina att-göra-punkter. När arbetsdagen går mot sitt slut så låter du lappen sitta kvar, men med alla färdiga punkter strukna. Nästa dag börjar du på en ny lapp och sätter den näst i ordningen. Så kan du arbeta för att hela tiden ha en överblick över det du skulle gjort för länge sedan och vilka uppgifterna som är mer färska.
Tips 5: Listor och anteckningsblock
Fördelen med att anteckna på gammalt klassiskt vis är att vi memorerar saker bättre när vi skriver ned dom. Om du exempelvis har ett samtal med en kund och samtidigt tar anteckningar med papper och penna, så kommer du förmodligen att minnas mer av samtalet efteråt än om du gjorde det samma på datorn.
OBS: Oavsett vad du väljer för medium för dina anteckningar – analogt eller digitalt – så bör du hålla dig till ett medium och inte flera.
Du kan ställa till det onödigt mycket för dig själv genom att kombinera olika medium för dina att-göra-punkter. Helt plötsligt har du flera olika ställen att skriva på. Risken är stor för dubbletter samt att viktiga punkter hamnar på en lista och saknas på en annan.
Om du gillar att strukturera upp ditt liv, ditt jobb och dina tankar med papper och penna, så finns det en teknik som heter “bullet journal”. Du kan läsa mer om tekniken och hur du kommer igång här. Det finns en uppsjö av artiklar på nätet med tips på hur du kan utforma din egen bullet journal. I korta drag handlar det om att skriva så kallade bullets. Det är alltså att-göra-punkter i punktform. Men det finns olika sorts punkter. Dessa indikerar om uppgifterna är slutförda, pågående eller om dom blivit förflyttade till en annan tidpunkt.
Summering
I en alltmer hektisk värld, där allting ska gå snabbare och snabbare och där arbetsliv ska kombineras med familjeliv, har struktur blivit en avgörande faktor för framgång. Det går helt enkelt inte att hinna med allt, utan vi måste prioritera. Struktur handlar om just det – att prioritera. Genom att automatisera så mycket som möjligt i ditt arbetsliv så kan du få en bättre överblick över allt du ska göra under en arbetsdag, en arbetsvecka eller en månad. Försök att göra så många uppgifter du kan direkt när du kommer i kontakt med uppgiften. Det här är ett av flera tips som vi gått igenom i den här artikeln. När du blir mer strukturerad i ditt arbete så kommer du snart märka att du blir mer framgångsrik. Du kommer lyckas bättre med ditt jobb helt enkelt. Vad händer med sådana som lyckas bra med sina jobb? Jo, nya dörrar öppnas, med nya möjligheter, karriärvägar och förmodligen en högre lön.
