6 saker som välorganiserade personer gör för att maximera sin produktivitet - CV-mallen
Hem > Blogg > utbildning > 6 saker som välorganiserade personer gör för att maximera sin produktivitet
Publicerad: 2020/09/15 | Uppdaterad: 2020/09/15

6 saker som välorganiserade personer gör för att maximera sin produktivitet

Produktivitet och organisatorisk förmåga är två tätt sammanflätade begrepp. För att du ska kunna vara produktiv så behöver du ha en viss grad av organisation i din tillvaro. Annars räcker helt enkelt inte dygnets 24 timmar till. Vill du få mer tid över till annat och samtidigt prestera bättre på jobbet? Det låter kanske för bra för att vara sant, men faktum är att med några enkla små knep så kan du få en mer organiserad tillvaro, vilket i sin tur ökar din produktivitet. 

Genom att titta på vilka vanor välorganiserade personer har, ser vi 6 utmärkande saker som alla på sitt sätt hjälper dig att själv bli mer organiserad. Organiserad person är ingenting man är, det är någonting man blir när man ser till att hålla sig till sina rutiner. Det krävs självdisciplin och uthållighet. Men snart kommer du märka hur du blir mer och mer effektiv i ditt arbete och hur du frigör mer tid för andra sysslor. Nu kör vi igång med 6 saker som välorganiserade personer gör för att maximera sin produktivitet. 

1: Dom har morgon och kvällsrutiner

Det är avgörande att starta dagen på rätt sätt. Organiserade personer går upp tidigare än andra för att direkt göra en planering över hur dagen ska se ut. Börja inte med att kolla telefonen det första du gör. Då riskerar du att fastna i annat och helt plötsligt har du bara tid att äta frukost innan det är dags att ge dig av till jobbet. 

Skriv ner 3 saker som du behöver åstadkomma idag för att dagen ska kännas som en framgång. Lista varken fler eller färre. Organiserade personer har lärt sig att sätta realistiska mål. Om du ställer upp för många punkter så riskerar du att inte kunna uppfylla alla och då kommer dagen kännas som ett misslyckande. 

Gör någonting du verkligen tycker om på morgonen. Det kan handla om en kort promenad, att titta på nyheterna eller att läsa några sidor ur en bok. Vad det än är som just du tycker om, se till att implementera det i din dagliga morgonrutin. Då rensar du hjärnan och är redo för en effektiv och produktiv dag. 

Lämna inte huset i en enda röra. Det är ett sätt att skjuta upp problem. Som vi ska se i den här artikeln så är det något som organiserade personer undviker in i det sista. Ta hand om disken nu, så kan du komma hem till ett rent hem, vilket gör att du behåller en positiv energi under dagen. 

På kvällen checkar du av din lista för att på ett konkret sätt visa för dig själv att du gjort alla dina punkter. Kanske har du något viktigt att göra nästa dag. Då kan du redan nu skriva ned det på morgondagens lista. Mycket kan hända efter en god natts sömn. När du vaknar ser du kanske annorlunda på din lista med prioriteringar och gör därför små justeringar. 

2: Dom skalar ner

Välorganiserade personer har lärt sig att skala bort sådant som distraherar och som slukar dyrbar tid. Det kan handla om allt från att minska sin egen garderob till att minska antalet pärmar och mappar på sitt skrivbord. 

Försök att ständigt utvärdera din tillvaro. Går du flera gånger om dagen till postfacket, skaffa då ett eget postfack vid ditt skrivbord och samla all post där, för att sedan ta med dig all post vid slutet av varje arbetsdag. 

Tänk igenom hur dina dagar ser ut. Finns det några tidsödande sysslor som du skulle kunna effektivisera? Vi slår vad om att det finns flera, du behöver bara identifiera vilka. 

3: Dom låter sig inte hindras av perfektionism

Det finns en föreställning att välorganiserade personer även är perfektionister. Det stämmer inte. Perfektionister är sällan de mest effektiva personerna. Dom spenderar onödigt mycket tid på sina uppgifter och nöjer sig inte förrän allting är 100% perfekt. Men en välorganiserad person är inte intresserad av hur själva uppgiften utförs. Här handlar det istället om att se till att den utförs i rätt tid och med så få störande moment som möjligt. 

När du organiserar din dag, försök då att göra tillräckligt med tid i din agenda för att kunna göra en uppgift i taget. När du arbetar med en uppgift så ska du försöka göra den helt färdig innan du påbörjar något nytt. För att du ska kunna bibehålla din välorganiserade tillvaro så behöver du bli färdig med din uppgift i tid. Du har helt enkelt inte tid att vara perfektionist. Din deadline är viktigare. 

4: Dom rensar hjärnan

Istället för att ha hjärnan full av saker att göra och saker att komma ihåg, försöka att lyfta så mycket som möjligt ut ur hjärnan och få det på pränt. Det är omöjligt att sortera mellan mängder av att-göra-punkter så länge de bara finns i dina tankar. Du blir desorienterad och ofokuserad.  

Så fort du kommer på en ny sak du behöver göra, skriv ned den på din lista. Listan kan du sedan dela in i fyra kategorier:

  • Att göra
  • Delegera
  • Skjut upp
  • Gör ej

När du använder den här modellen så ser du klart och tydligt vilka uppgifter du ska prioritera, etc. Du slipper hålla en massa information i hjärnan och du kommer känna ett större lugn. Det här är själva essensen av att vara strukturerad och någonting som du kan prova redan idag. 

5: Dom drar nytta av ny teknologi och verktyg

Även om du tidigare varit motståndare till ny teknik och nya verktyg så är det hög tid att sluta upp med det nu. Sanningen är nämligen att det finns många effektiva verktyg som underlättar i organiseringen av din vardag och att inte nyttja dessa är rent ut sagt dumt. 

Välorganiserade personer använder få men effektiva verktyg för att organisera sin dag. Det handlar exempelvis om att ha ett medium för att lagra alla sina uppgifter. Om det i sin tu är Evernote eller kalendern i Outlook spelar mindre roll. Hitta det medium som du gillar. Genom att digitalisera dina att-göra-punkter kan du enkelt ställa in påminnelser och få notiser om när det närmar sig deadline. Du kan ha tillgång till din lista på flera olika enheter, såsom mobilen, plattan och datorn. 

Försök att alltid ha dina uppgifter nära till hands och gör det enkelt att skriva ned nya. Då sparar du tid och riskerar inte att hålla uppgifter i huvudet medan du väntar på att få chansen att skriva upp dom.  

Här kan du läsa mer om hur du kan strukturera och organisera din e-post. 

6: Dom fortsätter och fortsätter

Sist men inte minst, välorganiserade personer är uthålliga i sina rutiner. Allt vi gått igenom i de 5 punkterna ovan fortsätter dom med, dag efter dag, månad efter månad. Det är först när rutinen etablerat sig som en vana som de verkliga fördelarna börjar visa sig. Du behöver sakta men säkert ställa om till att bli mer organiserad för att ser hur det påverkar din produktivitet positivt. 

Till och från behöver du också göra specifika insatser för att samla ihop det du organiserar. Det kan handla om att rensa mail, gå ta bort gamla att-göra-punkter som du delegerat till någon annan, osv. Varför inte göra även det till en återkommande rutin? Lägg in i din kalender att varje fredag klockan 14:00 så lägger du 15 minuter på att samla ihop ditt arbete och strukturera det du kan. Släng gamla papper, ta bort onödiga papper från skrivbordet, osv. 

Summering

Bli bättre på jobbet genom att öka din produktivitet. Förhoppningsvis gör det också att du får mer tid över till annat. Tid som du kan använda för att utvecklas ännu mer eller tid som du kan använda till mer fritid. Vad du gör med din tid är upp till dig. Som vi har sett är välorganiserade personer mer produktiva än andra. Alla kan lära sig att bli mer organiserade. Det handlar om att tillskansa sig rutiner, som med tiden etablerar sig som nya vanor i ditt liv. 

När vi tittar på exakt vad välorganiserade personer gör så ser att dom:

  • Har rutiner för att sortera och prioritera uppgifter både på morgonen och på kvällen. 
  • Är experter på att skala ned sin tillvaro och ta bort allt som är onödigt.
  • Har fokus på att utföra sitt arbete i tid, snarare än att se till att det utförts till perfektion. 
  • Håller så få kom-ihåg-punkter som möjligt i hjärnan utan skriver ned dom istället.
  • Nyttjar tillgängliga verktyg och ny teknik för att underlätta organiseringen av sitt arbete. 
  • Är uthålliga och fortsätter med sina rutiner och etablerar vanor.

Ta en punkt i taget och tänk efter vad du kan göra annorlunda i ditt liv. Hur kan du bli mer organiserad? Det kommer ta mycket energi i början och kanske till och med kännas som att du jobbar hårdare än vanligt. Men att bli organiserad är ingenting som sker över en natt. Du behöver jobba med dig själv och etablera nya rutiner som på lång sikt känns helt naturliga för dig. Det är först då som du verkligen kommer att märkas skillnad. 

Vill du komma igång snabbt och göra någonting som verkligen gör skillnad direkt, så rekommenderas punkt 4 – Rensa hjärnan. Välj ett lämpligt medium för att hela tiden kunna notera saker du ska göra, samt prioritera och delegera dessa. Då kan du redan idag se effekten av ditt arbete. 

Vill du få ett professionellt CV? Testa vår CV tjänst Skapa ditt nya CV

Några av våra CV mallar

Relaterade artiklar

Så blir du en riktig teamplayer på jobbet

Så blir du proffs på kommunikation