Strukturera din e-post i 5 enkla steg - CV-mallen
Hem > Blogg > utbildning > Strukturera din e-post i 5 enkla steg
Publicerad: 2020/09/01 | Uppdaterad: 2020/08/11

Strukturera din e-post i 5 enkla steg

Vad ser du främst för utmaningar när det handlar om att komma tillbaka från jobbet efter semestern? Många skulle nog säga sin e-post. Det är den man bävar inför att ta tag i. Man vet att det väntar ett kaos där när man kommer tillbaka efter en längre ledighet. E-post upptar en stor del av våra arbetsliv och det ser inte ut som att det kommer att minska. Dessutom har e-post blivit ett av de primära metoderna för kommunikation mellan kollegor, kunder och partners. Det innebär att om du kan lyckas ta kontrollen över din e-post och bli en stjärna på att strukturera dina mail, så kommer du helt enkelt bli bättre på ditt jobb. Nu ska vi visa hur du tar kontrollen över din e-post. 

Vi har tidigare tagit upp ämnet struktur och gått igenom hur du kan bli mer strukturerad på jobbet, rent generellt. Men nu ska vi alltså titta på e-post i detalj och hur du med några enkla knep kan spara tid, få en ökad kontroll och känna dig mer tillfreds med din e-post. Du kommer snart att märka vilken stor skillnad den här förändringen gör för din möjlighet att utföra ditt jobb på ett bra sätt. 

Använd foldrar

Oavsett vilket e-postprogram du använder så finns det möjlighet att strukturera upp meddelanden i foldrar. Genom att portionera ut mail i olika foldrar så får du en betydligt bättre överblick över vart dina mail hör hemma. Du kan även ha subfoldrar. Här behöver du hitta ett system för dina foldrar som speglar din roll i företaget och dina arbetsuppgifter. Det är alltså högst individuellt hur själva mappstrukturen ska se ut.

Om du jobbar med olika projekt så är det naturligt att ha en folder som heter “Projekt” och där du sedan har alla projekt som subfoldrar. Alla e-postmeddelande som kommer till din inkorg ska sedan portioneras ut till respektive folder. Vi ska strax se hur du kan automatisera det här. 

Snart kommer du märka hur mycket enklare det blir att hitta specifika mail genom att helt enkelt leta via foldrarna. Dessutom så kommer du enklare att få en överblick över vad som sagts i ett viss projekt, etc. Du får en snabb uppfattning om hur många mail som skickats gällande ett visst område och du kan även flagga viktiga mail i varje folder. 

Använd regler

Regler är en funktion som även den återfinns i de flesta e-postprogram. Regler innebär att du säger till ditt e-postprogram vad det ska göra med inkommande mail. Ditt mailprogram kan helt enkelt agera på varje inkommet e-postmeddelande och automatiskt göra en mängd olika saker. Det du behöver göra är att tala om för programmet exakt vad det ska göra.

Den vanligaste åtgärden är att skapa regler som flyttar inkommande mail direkt till en specifik folder. En sådan regel i kombination med tipset ovan gällande foldrar, gör underverk för din e-post. För att återgå till exemplet med projekt. Om alla mail du får från en person som heter Peter, uteslutande kopplas till ditt projekt som heter “X”, så kan du låta ditt e-postprogram flytta alla mail från Peter till din folder X, så fort det kommer ett nytt mail till din inkorg. Det betyder att du kommer att se “(1)” eller liknande vid din folder, vilket indikerar att du har ett oläst mail i den foldern. 

Regler medför dock en mängd mer avancerade möjligheter att identifiera mail och vidta åtgärder för dessa. Du kan låta ditt mailprogram titta efter specifika ord i ämnesraden och du kan titta efter mail som kommer från en viss domän. Du kan till och med leta efter specifika ord i själva mailet. Åtgärderna som kan vidtas är minst lika många. Du kan be ditt mailprogram att svara på specifika meddelanden. Ofta behöver du då skapa en mall för hur ett sådan e-postmeddelandet ska se ut. En enkel googling på ditt e-postprogram ger dig guider för detta.  

Använd signaturer

Som vi såg ovan så kan du låta ditt e-postprogram fungera som ett första filter för alla dina mail och även hjälpa dig med att besvara mail. Genom att använda signaturer så ger du dig själv snabb tillgång till förberedda svar på vissa typer av mail. Många använder signaturer i sitt e-postprogram enbart för att automatiskt lägga till sitt namn och sina kontaktuppgifter längst ned i varje mail. Det här är ju också det primära användningsområdet för signaturer och mycket viktigt för bland annat ditt personliga varumärke. Men potentialen är så mycket större.

Genom att lägga in ett helt meddelande i en signatur så ger du dig själv snabb access till meddelandet och kan enkelt använda det som svar på ett inkommet mail. Låt oss ta ett konkret exempel: Du jobbar med försäljning. Titt som tätt får du mail från din branschorganisation som meddelar när en ny medlem ansluter sig. Alla medlemmar är potentiella kunder för dig. Du öppnar upp ett nytt mail, adresserat till den nya medlemmen och klickar sedan på signatur > välkomstmail. Sedan klickar du på skicka. Hela förfarandet tar max 10 sekunder. Signaturen “välkomstmail” är ett standardmail, där du välkomnar kunden till organisationen och berättar kort om dig själv och din verksamhet, samt hur du kan bli kontaktad. På samma sätt kan du använda signaturer för att snabbt skicka ett standardiserat svar på vissa frågor som ofta återkommer. Eller i samband med att du skickar över ett avtal. Då kan du också ha en standardtext som beskriver avtalets generella avsnitt.

Det fina med signaturer är att det inte är en fast mall, utan enbart en text som läggs till i ditt e-postmeddelande. När du väl infogat signaturen så kan du lägga till text både före och efter samt göra ändringar i själva texten. 

Använd påminnelser

Påminnelser kan se ut på många olika sätt beroende på vilket mailprogram du använder samt vilken metod du föredrag. Du kan exempelvis använda kalenderfunktionen och med hjälp av “drag and drop” använda ett mail för att skapa en påminnelse i din kalender. Du kan också flagga e-postmeddelande och sätta in ett datum för uppföljning. 

Oavsett vilken metod du väljer, så är det viktigt att du hittar en struktur som passar dig. Du behöver något som hjälper dig att inte missa att besvara mail i tid, eller att besvara dom överhuvudtaget. Prova dig fram för att hitta en metod som passar dig. 

Om du exempelvis använder Outlook så finns det enkla sätt att med hjälp av färger markera aktiviteter i din kalender och på så sätt kategorisera dessa. Du kan då använda en färg för mail som ska besvaras. Då blir det lättare att särskilja dessa aktiviteter från andra aktiviteter och du kan dessutom lättare sätta dig och göra alla dessa mail i ett svep. 

Du kan också avsätta en fast tidpunkt i din kalender varje dag, då du besvarar mail som du inte hunnit med eller medvetet skjutit fram. Då kan det fungera med att helt enkelt flagga mail under dagen för att sedan gå igenom dom i ett svep. 

Använd spamfilter

Något av det mest störande i en inkorg är spam. De regler du satt upp kommer inte kunna hjälpa dig, utan mailen kommer hamna i din inkorg och du får sitta där och manuellt rensa. Varje gång du får ett nytt mail så kanske du även får en signal och en notifikation. När notifikationen handlar om spam så tar den din dyrbara uppmärksamhet helt i onödan. 

Försök därför att arbete med ett spamfilter som tar bort alla dessa mail åt dig. Det finns många varianter att välja mellan. Delst finns det inbyggt i de flesta e-postprogram, men det finns också så kallade “add-ins”, där du kan ladda ned ett tillägg till ditt program. Gör en snabb googling för att hitta något som passar dig. 

Spamfiltret placerar all din spam i en specifik folder, så du behöver inte vara orolig över att viktiga mail ska fastna i filtret och försvinna. Du kan istället med jämna mellanrum kolla igenom din spam-folder för att se så att det inte ligger några mail där som egentligen hör hemma i din mailbox. 

Summering

De flesta av oss lägger en stor del av vår arbetsdag på e-mail. Vi kanske inte tänker på det, i och med att e-post kan användas på så många olika sätt. Men det mesta av kommunikationen sker via mail. Vi får in uppgifter, avtal, klagomål, osv. Utmaningen ligger i ett få en struktur över alla dessa mail. Om vi skulle ha alla våra mail i vår inkorg så skulle det kräva att vi besvarade varje mail direkt när det kom in, annars hade vi riskerat att missa uppföljningen på mailet. Det hade dock varit onödigt svårt att hitta tidigare mail som härrör till det aktuella mejlet, osv.

Därför är det bättre att skapa en struktur för e-post som ger en ökad kontroll. Du blir mer effektiv och framförallt mer tillfreds med ditt arbete genom att använda dessa 5 konkreta tips.

  1. Använd foldrar
  2. Använd regler
  3. Använd signaturer
  4. Använd påminnelser
  5. Använd spamfilter

Beroende på vilket e-postprogram du använder så genomförts dessa tips på lite olika sätt. Det vanligaste programmet för e-post är Outlook. Det finns enkla guider för foldrar, regler och signaturer i hjälpavsnitten. Men det går också utmärkt att googla sig fram till svaren.

Vill du få ett professionellt CV? Testa vår CV tjänst Skapa ditt nya CV

Några av våra CV mallar

Relaterade artiklar

6 saker som välorganiserade personer gör för att maximera sin produktivitet

6 grundläggande söka-jobb-tips