Kontakta rekryterare: så gör du ett bra intryck

Mejl eller ett skriftligt LinkedIn-meddelande fungerar oftast bättre än telefon vid första kontakten. Det lönar sig att kontakta rekryterare när du har ett konkret ärende: en fråga som annonsen inte besvarar, ett tillägg till din ansökan eller en profil som matchar de uppdrag byrån tillsätter. En påminnelse en till två veckor efter sista ansökningsdag räcker som tumregel, och vem du skriver till avgör mer än hur välformulerat meddelandet är.

Tre sorters rekryterare och vad en kontakt faktiskt kan ge

Den interna rekryteraren hos arbetsgivaren, ofta med titel som talent acquisition partner eller HR-specialist, är bunden av kravprofilen och en process som redan rullar. Hen kan berätta hur många steg som återstår och vad den rekryterande chefen väger tyngst. Att lyfta någon förbi övriga sökande i en annonserad tjänst ligger däremot utanför mandatet.

Konsultchefen på ett bemannings- eller konsultbolag har ett annat driv: uppdrag som ska bemannas de närmaste månaderna. Här ger en kontakt utan pågående annons ofta något, eftersom personen bygger en pool att ringa i. Du känner igen dem på att byrån, inte slutkunden, står som avsändare i annonsen.

Search- och headhunterkonsulter (titlar som research consultant eller executive search) arbetar mot ett avgränsat sökuppdrag åt en betalande kund. Ligger din profil utanför det uppdraget spelar det liten roll hur stark den är. Ligger den nära har du hittat personen med kortast väg till beslutsfattaren.

Kontakten flyttar sällan något medan ansökningstiden fortfarande är öppen. Samma sak när adressen är en delad brevlåda av typen jobb@foretaget.se. Där är svaret redan skrivet.

Kall kontakt och frågor före ansökan: förbered det här först

En fråga före ansökan är värd att skicka när svaret avgör om du söker alls, eller hur du lägger upp ansökan. Tjänstgöringsgrad och placeringsort hör dit. Detsamma gäller tillträde och hur mycket resande rollen faktiskt innebär. Går svaret att läsa ut av annonsen landar frågan i stället som bristande förarbete.

Utan annons: profilen ska gå att matcha

Vill du kontakta rekryterare när ingen tjänst är utlagd, alltså i praktiken en spontanansökan till en tänkbar arbetsgivare, hamnar meddelandet hos någon som matchar kandidater mot uppdrag som dyker upp senare. Då avgör matchningsbarheten mer än formuleringen. Tre saker behöver stämma med de uppdrag du vill ha:

• Yrkesroll: den titel branschen söker på, inte din interna titel
• Ort: utskriven, även om du är öppen för att pendla
• Kompetensord: de system och metoder som återkommer i annonserna du sneglar på

Saknas yrkesrollen dyker du inte upp i rekryterarens sökningar alls.

Är du kvar hos din nuvarande arbetsgivare styr det både avsändare och kanal. Skicka från privat mejl, aldrig jobbadressen, eftersom utgående post kan läsas av arbetsgivaren och en uppsägning som kommer i fel ordning kostar mer än ett snabbt svar. På LinkedIn syns den gröna Open to work-ramen för alla, medan inställningen som bara visas för rekryterare med Recruiter-licens håller sökandet diskret, förutsatt att du har en LinkedIn-profil som gör dig sökbar. Be också konsultchefen att stämma av med dig innan din profil läggs fram hos namngivna kunder, annars kan den landa hos någon som känner din chef.

Räkna med att mottagaren klickar vidare

Det som möter hen är rubriken högst upp i profilen och de senaste rollerna, inte texten du skrev. Bifogar du ett CV passerar det ofta ett ATS, och tunga grafiska layouter med spalter eller textrutor kan tappa text på vägen dit. Uppbyggnaden av själva CV:t hör hemma i huvudguiden om att söka jobb. CV-mallen.se erbjuder gratis mallar anpassade för ATS, men en rak fil i Word eller Google Docs fungerar lika bra så länge strukturen är enkel och rubrikerna är tydliga.

Följ upp ansökan eller intervju: frågor som tillför något

Uppföljning är inget krav, och den ger inga automatiska pluspoäng. Att följa upp en jobbansökan fungerar när du har en reell fråga eller något nytt att lägga till: ett certifikat som blev klart efter att ansökan gick in, en portfolio som fyllts på, eller en tillgänglighet som ändrats sedan du sökte. Utan fråga och utan tillägg blir mejlet mest en påminnelse om att du finns.

Efter en inskickad ansökan brukar de här frågorna tillföra något:

• hur urvalet och tidsplanen ser ut framåt
• hur teamet är sammansatt och vem rollen rapporterar till
• vad som förväntas under första halvåret, både resultatmässigt och som kollega

Det som drar ner intrycket är motsatsen: att låta rekryteraren beskriva rollen åt dig, eller att fråga om du är intressant för tjänsten. Den frågan kan bara besvaras med ett nej i förtid eller en artig undanflykt. Skicka inte heller betyg, referenser eller arbetsprover innan de efterfrågas, och undvik det som redan står i annonsen eller i bekräftelsemejlet.

Efter en intervju landar ett kort tack med ett konkret tillägg bättre än ren artighet. Knyt an till något ni pratade om och komplettera med det du inte hann utveckla. Har rekryteraren sagt att besked kommer under vecka 12, är det den veckan som avgör när det är rimligt att höra av sig igen.

Hur länge ska du vänta innan du påminner, och i vilken kanal?

En till två veckor efter sista ansökningsdag är den vanligaste väntetiden innan en första påminnelse. Urvalet är sällan klart tidigare, och en påminnelse som kommer innan rekryteraren ens har läst högen tillför ingenting.

Skriftligt fungerar oftast bäst i första ledet. Ett mejl eller LinkedIn-meddelande kan läsas mellan två intervjuer och besvaras när det passar, medan ett samtal kräver att rekryteraren är ledig i just det ögonblicket. Telefon blir rimligt i två lägen: annonsen anger en kontaktperson med telefontid, eller ärendet är tidskritiskt, till exempel att du har ett annat erbjudande med svarsdeadline. Skriv gärna in ditt telefonnummer i mejlet så finns valet kvar hos mottagaren.

En påminnelse räcker i de flesta fall, två i undantagsfall. Därefter är tystnaden i praktiken ett svar. Att det inte kommer något svar beror sällan på hur du formulerade dig, utan på tidsbrist eller att processen inte hunnit vidare internt.

Situation	Kanal i första ledet	Vänta innan påminnelse	Rimligt antal kontakter	Realistisk svarsförväntan
Fråga före ansökan	Mejl, telefon om annonsen anger telefontid	Ställ frågan i god tid före deadline	En gång	Kort svar inom några dagar, ibland inget
Efter inskickad ansökan	Mejl till angiven kontaktperson	En till två veckor efter sista ansökningsdag	En påminnelse, undantagsvis två	Statusuppdatering eller tystnad
Efter intervju	Mejl till den som intervjuade dig	Till angivet beskedsdatum, sedan några dagar	Tack direkt efteråt, därefter en påminnelse	Oftast svar, men tidsplaner glider
Kall kontakt utan annons	LinkedIn-meddelande eller mejl	Ungefär en vecka	En uppföljning, därefter släpp det	Låg svarsfrekvens är normalt
Kontakt efter avslag	Kort mejl	Ingen påminnelse i samma process	Hör av dig igen först vid ny relevant roll	Feedback ges sällan skriftligt

Fyra mallar: mejl och LinkedIn-meddelande till rekryterare

Hälsningen i en LinkedIn-förfrågan har ett snävt teckenutrymme, så tre korta meningar är i praktiken taket. Mejl tål mer, men sällan mer än fem eller sex rader. Namnen i de fyra varianterna är påhittade och går att byta ut mot dina egna.

Kontaktförfrågan på LinkedIn inför en ansökan

Hej Malin, jag söker tjänsten som produktionstekniker i Västerås. Har fyra år med linjeunderhåll på Sandvik och skickar in ansökan i veckan. Kul om vi kan hålla kontakt.

Här nämns en specifik tjänst, inte ”era lediga jobb”. Meddelandet kräver inget svar, vilket är rätt nivå i ett första led.

Uppföljning några dagar efter inskickad ansökan

Ämne: Ansökan ekonomiassistent, Örebro

Hej Karin,

Jag sökte tjänsten som ekonomiassistent den 3 februari och ville lägga till en sak som inte fick plats i brevet: hos Nordfast automatiserade jag månadsavstämningen i Visma och kortade den från tre dagar till en. Det var den delen av annonsen som lät mest som mitt nuvarande jobb.

Vet du när ni räknar med att börja kalla till intervju?

Vänliga hälsningar, Sara Lindqvist, 070 123 45 67

Samma mejl med platshållare att fylla i:

Ämne: Ansökan [tjänst], [ort]

Hej [förnamn],

Jag sökte tjänsten som [tjänst] den [datum] och ville komplettera med en detalj: hos [tidigare arbetsgivare] [konkret resultat med siffra eller tidsvinst]. Det knyter an till [specifikt krav i annonsen].

Vet du när ni planerar [nästa steg i processen]?

Vänliga hälsningar, [namn], [telefonnummer]

Resultatet i mitten och den slutna frågan i slutet gör jobbet. Ett datum går att svara på med en rad.

Dagen efter intervjun

Hej Peter, tack för samtalet i går. Det du berättade om att teamet tar över koncernrapporteringen i höst gjorde rollen mer intressant, inte mindre. Jag drev en liknande överflytt när Elpartner bytte affärssystem. Jag inväntar ert besked den 21 mars som vi sa. Hälsningar, Anders Krook

Referensen till koncernrapporteringen visar att du lyssnade, och beskedsdatumet står kvar orört.

Kall kontakt till en konsultchef

Hej Elin, jag ser att du bemannar ekonomiroller i Mälardalen. Jag är redovisningsekonom med sex år i fastighetsbranschen och blir tillgänglig för uppdrag i april, helst interim på tre till sex månader. Dyker den typen av uppdrag upp hos er, eller ligger ni tyngre på tillsvidaretjänster? Säg till om du vill se mitt CV. Mikael Öhrn

Skälet till att just Elin får mejlet framgår av första raden, och frågan går att besvara med ja eller nej.

Öppningen som inte ger något att svara på

”Hej! Jag heter Sara och söker nya utmaningar inom ekonomi. Hör gärna av dig om ni har något som passar.” Mottagaren vet inte vilken roll, vilken ort eller vilken nivå det gäller, och får därmed inget att sortera på. Svaret kräver då mer arbete av rekryteraren än av dig, och det är oftast där kontakten stannar.

Efter ett nej och när kontakt inte lönar sig

Svara på avslaget med tre rader: tack, vilken typ av roller eller uppdrag du är öppen för framåt, och en fråga om du kan ligga kvar i kandidatregistret. Det ger oftare något tillbaka än en begäran om utförlig utvärdering. Vill du ändå veta varför, håll frågan avgränsad till en sak, nämligen vad som saknades i förhållande till kravprofilen. Öppna frågor om helhetsintrycket besvaras sällan.

Tre lägen där ett meddelande inte flyttar något:

• Samma text till många rekryterare samtidigt. Den känns igen snabbt, särskilt inom smala branscher där rekryterarna pratar med varandra.
• Ny kontakt i en process där tidsplanen redan är kommunicerad.
• Intern rekryterare i en stängd process, där urvalet är klart och beslutet ligger hos den rekryterande chefen.

För nyexaminerade utan kontaktyta ger bemannings- och konsultbolag samt traineeprocesser oftast mer än kall kontakt med interna rekryterare, eftersom behoven där löper på året runt. Vid branschbyte avgörs svaret av om du hunnit översätta din tidigare erfarenhet till mottagarens kravspråk. Utan den översättningen läses meddelandet som en förfrågan om hjälp.